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Full Description
&>Paul McFedries, an Office "insider," that will help you learn the Office applications inside and out. Designed to bridge the gap between your expectation and reality, you will go beyond the basics and learn newly discovered techniques, shortcuts, and best practices. Through real-world examples that showcase how the tips and tricks can be used in everyday business tasks, Tricks of the Microsoft Office 2007 Gurus will help you get the most out of Office 2007.Part I MICROSOFT WORD TRICKSChapter 1 Text Tricks Chapter 2 Formatting Tricks Chapter 3 Document TricksChapter 4 Page Layout Tricks Part II MICROSOFT EXCEL TRICKSChapter 5 Formula and Function TricksChapter 6 Workbook and Worksheet Tricks Chapter 7 Data Analysis TricksChapter 8 Chart Tricks III MICROSOFT POWERPOINT TRICKSChapter 9 Slide and Presentation Tricks Chapter 10 Animation Tricks Chapter 11 Slide Show Tricks IV MICROSOFT OUTLOOK TRICKSChapter 12 Email TricksChapter 13 Calendar and Contacts Tricks V MICROSOFT ACCESS TRICKS14 Table and Query TricksChapter 15 Form and Report TricksAPPENDIXESAuthor BioPaul McFedries is well-known as a teacher of Office, Windows, and programming, particularly VBA. He is the president of Logophilia Limited, a technical writing company. Paul has been writing programs for PCs for more than 25 years and has been developing VBA applications since Microsoft first added VBA to the Office suite in 1994. Now primarily a writer, Paul has written more than 50 books that have sold more than three million copies worldwide. These books include Access 2007 Forms, Reports, and Queries (Que, 2007), Formulas and Functions with Excel 2007 (Que, 2007), VBA for the 2007 Microsoft Office System (Que, 2007), and Windows Vista Unleashed (Sams, 2006).
Contents
Part I MICROSOFT WORD TRICKSChapter 1 Text Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Keeping Table Headings in View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Summing a Column in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9Calculating Tax in an Invoice Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Highlighting All Instances of a Word or Phrase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Using AutoCorrect to Insert Your Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14Using AutoCorrect to Enter Boilerplate Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Saving Boilerplate as an AutoText Building Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Creating a "Click-and-Type"Text Placeholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18Asking a User for Text Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Creating a Dynamic AutoCorrect Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Adding Dummy Text to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Using the RAND Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Using the Repeat Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .22Inserting a Hyperlink in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .23Creating a Hyperlink Using AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Creating a Hyperlink from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . .25Pasting a Hyperlink in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . .26Displaying Sentence Word Counts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Finding the Longest Sentence in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Toggling Hidden Codes and Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .30Creating a Custom Spell Check Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .31From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Chapter 2 Formatting Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Quickly Modifying the Normal Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .35Setting Up the Quick Style Gallery to Suit the Way You Work . . . . . . . . . . . . . . . .36Changing the Document Map Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .38Selecting Text with Similar Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Copying Formatting from One Section to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Comparing the Formatting of Two Text Selections . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .40Removing Formatting with Precision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .41Replacing One Style with Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Applying Formatting from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Specifying a Custom Bullet Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Creating an Inline Numbered List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Converting Uppercase Words to Another Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Converting Smart Quotes to Straight Quotes . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .53Formatting a Single Column in Tab-Separated Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Ensuring Consistent Document Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Wrapping Text Around an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Adding a Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .58From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Chapter 3 Document Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Recovering More of Your Work with a Shorter AutoRecover Interva. . . . . . . . . . .61Automatically Saving Your Work Frequently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Closing a Document Without Saving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Closing All Your Open Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Making Backups as You Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .66Showing More Items on the Recent Documents List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Opening the Most Recently Used Document at Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Clearing the Recent Documents List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Creating and Opening Document Workspaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Automatically Prompting for Document Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Creating a Trusted Location for Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73Viewing Total Editing Time Updated in Real-Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Calculating Billable Time Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Locking Document Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Preventing Untracked Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79Setting Up a Document for Structured Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .80Inspecting a Document for Personal Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .84Viewing Two Documents Side by Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .85Updating All Fields Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87Chapter 4 Page Layout Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89Displaying Text in Multiple, Linked Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .89Creating Jump Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91Creating a Custom Watermark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .93Giving a Document a Parchment Paper Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93Displaying a Document with a Random Texture Background . . . . . . . . . . . . . . . . .94Displaying Text with Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95Using Continuous Numbers in Two Separate Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . .97Using Multiple Page Number Formats in the Same Document . . . . . . . . . . . . . . . .98Making the First Page Header and Footer Unique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100Using Different Odd and Even Page Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100Adding a Gutter for a Bound Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Creating Custom Outline Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .102From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .103Part II MICROSOFT EXCEL TRICKSChapter 5 Formula and Function Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Allowing Only Certain Values in a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Looking Up a Value in a Discount Rate Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109Looking Up a Customer Account Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111Generating Account Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112Generating Random Numbers to Test Worksheet Models . . . . . . . . . . . . . . . . . .114Removing Excess Spaces from a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118Removing Unprintable Characters from a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119Extracting a Person's First Name or Last Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121Building an Accounts Receivable Aging Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123Converting Mainframe Dates to Excel Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125Calculating Tiered Bonuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .126Calculating the Number of Weekdays Between Two Dates . . . . . . . . . . . . . . . . .126Determining the Fiscal Quarter in Which a Date Falls . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .128Setting a Product Price Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129Calculating the Principal and Interest for a Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130Determining How Much You Can Borrow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134Calculating the Future Value of an Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134Deciding Whether to Buy or Lease . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138Chapter 6 Workbook and Worksheet Tricks . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .139Applying Text or Formatting to Multiple Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .139Annotating a Worksheet with Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .140Removing All Comments from a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142Keeping Track of Worksheet Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143Sharing a Workbook with Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145Preventing Users from Changing Parts of a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148Adding a Live Stock Price Quote to a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149Automatically Sorting a Range After Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .151Transposing Range Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152Automatically Opening a Workbook at Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152Creating a Workspace of Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153Creating a Workbook with a Specified Number of Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154Selecting A1 on All Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .155Selecting the "Home Cell" on All Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156Selecting the Named Range that Contains the Active Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . .157Saving All Open Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159Using Dialog Box Controls to Input Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163Chapter 7 Data Analysis Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .165Using a Range Snapshot to Watch a Cell Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165Using a Watch Window to Watch a Cell Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166Calculating Multiple Solutions to a Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167Plugging Multiple Input Values into a Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171Determining the Break-Even Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174Optimizing Profit and Margin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177Highlighting Cells Above or Below a Certain Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182Highlighting Values Below the Median . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184Analyzing Cell Values with Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186Applying Percentile-Based Icon Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193Chapter 8 Chart Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195Using Worksheet Text in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195Plotting the Average on the Value Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198Stacking a Picture as a Bar Chart Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201Charting a Dynamic Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202Automatically Expanding a Chart to Include New Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206Displaying a Second Vertical Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206Exploding a Slice from a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207Charting Small Values with a Bar of Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .208Creating a Scrolling Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209Plotting a Best-Fit Trendline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . ..213Plotting Forecasted Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217III MICROSOFT POWERPOINT TRICKSChapter 9 Slide and Presentation Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221Converting a Word Outline into a PowerPoint Presentation . . . . . . . .. . . . . . . . . . .222Inserting Custom Text into the Slide Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224Creating Custom Bullets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226Replacing Fonts Throughout a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228Recoloring a Picture to Match Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229Drawing Shapes at Evenly Spaced Intervals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230Using Drawing Guides to Precisely Align Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .231Creating a Custom Slide Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232Hiding a Slide Master Object on One Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235Using Multiple Slide Masters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236Creating a Custom Blank Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237Maintaining a Slide Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239Converting a Slide into an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .242Creating a Summary Slide with a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244Using Word to Custom Format Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247Chapter 10 Animation Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249Applying a Custom Sound to a Transition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250Creating a Custom Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251Using Triggers to Display and Hide a Slide Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255Making Bullets Display Individually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257Animating Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260Animating an Organization Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .261Uncovering Parts of an Image, One at a Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262Animating Separate Elements of a Clip Art Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .263Playing a Video to Introduce a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268Emphasizing the Current Bullet Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269Adding Scrolling Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273Chapter 11 Slide Show Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275Rehearsing a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275Assigning Slide Times with a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .278Calculating the Average Slide Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279Adding Narration to a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .281Setting Up an Automatic Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282Playing CD Tracks During a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283Creating a Custom Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285Presenting a Slide Show Using Two Monitors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286Controlling a Slide Show from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288Linking to a Hidden Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290Linking to the Last Slide Viewed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292Protecting a Presentation by Distributing It as a Slide Show File . . . . . . . . . . . . .292Publishing a Slide Show to the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294Enabling Animations on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296Copying the Presentation to a CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .297From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298IV MICROSOFT OUTLOOK TRICKSChapter 12 Email Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301Customizing the Inbox Message Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302Setting the Junk E-mail Protection Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305Blocking Messages from a Particular Person or Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308Blocking Foreign or Non-English Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308Avoiding Viruses by Reading Mail in Plain Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .309Allowing a Blocked File Type as an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .311Setting a Message Follow-Up Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315Supplementing a Reminder with an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .316Creating Custom Color Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318Applying Colors to Messages from Specific Senders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320Downloading Mail for a Single Account Using Multiple Computers . . . . . . . . . . .321Creating an Email Shortcut for a Recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322Having Replies Sent to a Different Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324Using a Different Outgoing (SMTP) Mail Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325Prompting to Save Messages in the Sent Items Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327Setting Up a Password-Protected Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328Cutting Your Mailbox Down to Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .331From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .332Chapter 13 Calendar and Contacts Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333Starting Outlook in the Calendar Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334Changing the Number of Days That Calendar Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334Customizing the Day View's Time Scale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337Adding Another Time Zone to the Day and Week Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337Customizing Calendar's Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339Printing a Blank Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341Using Natural-Language Dates and Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343Customizing the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344Color-Coding Appointments Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .346Editing Multiple Contacts at Once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347Calling a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .349Adding a Contact Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351Displaying a Map for a Contact's Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352Printing a Phone Directory of Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353Sharing a Folder with Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354Sharing a Folder via Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354Sharing a Folder via Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .356Sharing a Folder with Delegate Access via Microsoft Exchange . . . . . . . . .. . . .358Viewing Another User's Shared Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .359Working with Another Email Account as a Delegate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361V MICROSOFT ACCESS TRICKS14 Table and Query Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365Validating Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365Using an Input Mask to Ensure Consistent Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369Setting a Default Value for a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .373Requiring a Value for a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374Ensuring That No Duplicate Values Display in a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374Selecting a Field Value from a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .376Entering a Field at the End for Easier Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378Inserting Hyperlinks into a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379Importing Data from an Outlook Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380Collecting Access Data via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384Creating the Access Data Collection Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385Working with Access Data Collection Replies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386Finding Duplicate Records with a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387Selecting the Top Values with a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388Adding a Custom Calculated Column to a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388Calculating Inventory Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .391Calculating Order Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .392Prompting for Query Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .394From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .397Chapter 15 Form and Report Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399Opening a Form Automatically When You Load a Database . . . . . . . . . . . . . . . . .399Automatically Moving to the Last Record When You Open a Form . . . . . . . . . . . .400Creating a Switchboard Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402Using a Toggle Button for a Yes/No Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .403Preventing Changes to the Form's Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405Customizing the Form's Tab Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405Creating Shortcut Keys for Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406Applying Formatting to Special Form Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .408Creating Calculated Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .409Creating Custom Report Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411Inserting Page Numbers in the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .414Inserting the Current Date in a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .415Adding Page Breaks after Report Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416Preventing Widowed Report Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417Starting Report Sections at the Top of a Row or Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417Creating a Multiple-Column Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418Creating Mailing Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .421Distributing a Report Snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .424From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .425APPENDIXESAppendix A Working with VBA Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .429Activating the Ribbon's Developer Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .430Running a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .430Using the Example Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431Using the Macro Name List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431Assigning Shortcut Keys to Word Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431Assigning Shortcut Keys to Excel Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .433Creating a Quick Access Toolbar Button for a Macro . . . . . . . . . . . . . . .. . . .434Using a Function Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .435Recording a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .436Recording a Word Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .437Recording an Excel Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .438Working with the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440Creating a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441Opening a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441Running a Command Macro from the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . .442Appendix B Office 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .443General Office 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .444Word 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .445Excel 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .451PowerPoint 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .455Outlook 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457Access 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .461
